Dataskyddsförordningen
Behandling av personuppgifter sker i enlighet med vad som stadgas i den av EU utfärdade Dataskyddsförordningen (EU 2016/679) samt lagen om elektronisk kommunikation. Personuppgiftsansvarig är Stiftelsen Lars Hiertas Minne (”Stiftelsen”, organisationsnummer 802004-6077).
SLHM behandlar personuppgifter för sin personal, sin styrelse, externa granskare och de forskare och verksamhetsansvariga som ansöker om medel för forskningsändamål eller sociala ändamål. Vidare behandlas personuppgifter för Stiftelsens hyresgäster.
Ändamål med behandlingen och kategorier av registrerade
Personuppgifter för stiftelsens personal används som underlag för löne- och skatteadministration. Registrerade uppgifter är namn, adress, telefonnummer, personnummer, e-postadress, mottagarkonto.
Personuppgifter för stiftelsens styrelsemedlemmar används för registrering hos Bolagsverket. Som underlag vid utbetalning av arvoden används personuppgifter för både styrelsemedlemmar och externa granskare. Registrerade uppgifter är namn, adress, telefon, personnummer, e-postadress och bankkonto.
Personuppgifter för forskare som söker forskningsanslag används för granskning av anslagsansökningar och för utbetalning av beviljade belopp. Registrerade uppgifter är namn, adress, telefon, personnummer, postadress, universitets-, fakultets- och institutionstillhörighet, meritförteckning samt i vissa fall utlåtande från handledare/senior forskare.
Från sökande av medel för sociala ändamål som avser enskild person inhämtas namn, adress, telefon och e-postadress. Från sökande av medel för sociala ändamål som avser en organisation inhämtas organisationsnummer, adress, telefon, e-postadress och bankkonto.
I egenskap av hyresvärd behandlar Stiftelsen sedvanliga personuppgifter i enlighet med respektive hyreskontrakt.
Utlämning av personuppgifter
Personuppgifterna för anslagssökande registreras i ett elektroniskt ansökningssystem via 3D/Göran Cassel. Personuppgiftsbiträdesavtal har upprättats med 3D. Avtal har också tecknats med SEB eftersom personuppgifterna vidarebefordras till SEB i samband med utbetalning av beviljade medel samt utbetalning av löner och arvoden.
I enstaka fall – t.ex. då en svensk mottagare av forskningsmedel befinner sig utomlands kan det förekomma att personuppgifter medföljer korrespondens mellan stiftelsen och anslagsmottagare.
I begränsad omfattning behandlas vissa personuppgifter i samband med den årliga revisionen.
Gallring
Personrelaterade ekonomiska uppgifter för anställda och styrelseledamöter raderas två år efter att anställningen respektive uppdraget upphört.
Personuppgifter för anslagssökande sparas även efter det att anslaget är slutrapporterat. Detta möjliggör en uppföljning som kan säkra att medelsutdelningen sker i enlighet med stiftelsens stadgar.
Personuppgifter för hyresgäster bevaras i enlighet med respektive kontrakt.
Säkerhetsåtgärder
Två personer har lösenordsskyddad tillgång till stiftelsens e-postkonto. Varje granskare av ansökningar har under två månader per år lösenordsskyddad möjlighet att läsa de ansökningar som ska granskas.
Två lösenordsskyddade stationära datorer finns på stiftelsekansliet i stiftelsens egen fastighet. Nyckel till detta kansli innehas av stiftelsens personal (2 personer) samt av ordförande och vice ordförande.
På papper förvaras i kansliet ett ark per beviljad ansökan som innehåller personuppgifter om den sökande.
